Formazione in aula virtuale, tutto quello che c'è da sapere

Sembra che la formazione virtuale sia in aumento, come dimostra il recente successo di Covid-19. Nel prossimo futuro, le nuove leggi sulla distanza sociale avranno un impatto sulla nostra vita quotidiana. Di recente hanno fatto il loro debutto sui media numerose applicazioni di videoconferenza e collaborazione, ma la loro effettiva utilità è stata un po' confusa. La privacy e la crescita degli utenti sono spesso gli unici argomenti trattati dai media. Per capire quale programma di videoconferenza sia il migliore per una determinata circostanza aziendale, abbiamo esaminato cinque applicazioni popolari.

Non sorprende che queste applicazioni siano sotto i riflettori in questo momento, perché contengono tutte le funzionalità tipiche delle videoconferenze e delle riunioni online. L'interfaccia, la facilità d'uso, le funzionalità e il prezzo sono tutti diversi. Le analizzeremo in dettaglio qui di seguito.

Come formarsi per una classe virtuale?

Prima di entrare nello specifico della formazione virtuale, può essere utile definirne la natura. In questa strategia, un formatore/coach utilizza un ambiente virtuale per dimostrare, spiegare e insegnare abilità specifiche al fine di assistere gli altri nel loro apprendimento. Utilizzando una piattaforma virtuale come Microsoft Teams o Zoom, la formazione virtuale o Virtual Instructor-Led Teaching duplica efficacemente le basi della formazione faccia a faccia.

L'accesso alla piattaforma scelta dal formatore/coach e dai suoi partecipanti può avvenire da luoghi diversi. Trattandosi di un workshop dal vivo, tutti i partecipanti possono vedersi e sentirsi contemporaneamente.

I workshop virtuali sono molto più interattivi delle loro controparti reali. È possibile partecipare alle discussioni e offrire le proprie conoscenze. Possono anche esercitare le loro capacità di comunicazione e chiedere chiarimenti. Le lezioni VILT devono essere più di una semplice lezione. Dovrebbero essere una conversazione tra i partecipanti.

Di norma, la durata di un workshop virtuale varia da 60 a 180 minuti e spesso è integrato con altre forme di formazione, come quella frontale o online, come l'e-learning o i webinar.

Testate l'attrezzatura e i programmi PRIMA della lezione

Non dimenticate di testare tutti i dispositivi elettronici, compresi monitor, cuffie e microfono, prima dell'inizio della lezione.

Regolare lo spazio

Prima della lezione o della riunione, assicuratevi che la vostra grafica sia il più possibile neutra e non invadente. Dovete sempre controllare la vostra telecamera per assicurarvi di essere in una linea di vista pulita e diritta e di avere una postura corretta, con la testa e le spalle ben posizionate sullo schermo.

Silenziamento di tutti i partecipanti

Il tasto "muto" è una salvezza in un'aula online affollata. Durante le lezioni e quando gli altri studenti fanno domande, cercate di tenere il telefono silenzioso. È possibile rendere silenziosa l'intera classe utilizzando anche la funzione Mute.

Registrare la classe

La registrazione di una lezione è un metodo con cui le lezioni vengono registrate per essere utilizzate in seguito. Le scuole e le istituzioni, che devono far fronte a budget educativi sempre più ridotti, utilizzano sempre più spesso le tecnologie di apprendimento digitale per accogliere una gamma più ampia di studenti. Gli studenti traggono vantaggio dalla registrazione delle lezioni per non perdere nulla.

Coinvolgere gli studenti

Partecipare al maggior numero possibile di attività. Prendete appunti, fate domande e rispondete alle domande della classe quando vi vengono poste. Lo strumento della chat deve essere usato con cautela. Se avete bisogno di assistenza, di una risposta rapida a una domanda o se volete commentare qualcosa che un altro studente ha detto, questo è il posto giusto per farlo.

Utilizzare tutte le funzioni del programma

È importante utilizzare le diverse funzioni del programma Classe virtuale in modo efficace.

Microsoft Teams

Ancora oggi, le videoconferenze con Skype for Business sono un evento comune. Detto questo, Skype sta rapidamente scomparendo a favore di Microsoft Teams, il programma di collaborazione incluso in tutti gli abbonamenti Microsoft 365. Le aziende con più di qualche dipendente possono trarre vantaggio dall'uso di Teams.

Caratteristiche

Nel pacchetto Teams sono inclusi uno strumento di chat e una soluzione di videoconferenza all-in-one. La nostra attenzione è rivolta alla funzionalità di videoconferenza, che è comune a molte altre applicazioni. Tuttavia, alcune caratteristiche si distinguono: ad esempio, gli utenti possono scegliere quale feed video visualizzare durante la chiamata e tale feed può essere impostato sullo schermo. Si tratta di una caratteristica unica. È possibile visualizzare più feed, come in una videoconferenza, quando è possibile visualizzare sia l'amministratore che un oratore. Inoltre, in caso di problemi di connessione, è possibile utilizzare una funzione che assicura la visibilità dell'utente quando si alza il braccio per attirare l'attenzione.

Teams è ancora in fase di sviluppo da parte di Microsoft. Di recente è stata aumentata la qualità della riduzione del rumore, è stata introdotta l'app Tasks, è possibile accedere a più account ed è stato aggiunto un risparmio di dati all'app per Android.

Spazio di lavoro Google

Google Chat e Google Meet sono entrambi disponibili se si possiede un account Google. Il servizio si chiamava Hangouts fino a circa un anno fa, ma ora si chiama in un altro modo. Il pacchetto office di Google, G Suite, include sia Meet che Chat come funzioni di base. Allo stesso modo in cui Microsoft Teams è integrato in Office, lo è anche questo. È meglio usare Google Meet se si ha un abbonamento a G Suite (e a Chat).

Caratteristiche

Durante le conversazioni video è possibile attivare e disattivare la fotocamera e il microfono utilizzando i normali pulsanti del dispositivo. Inoltre, è possibile condividere l'intero schermo o solo una singola finestra dell'applicazione. Altre scelte si trovano nel menu in basso a destra, tra cui la modalità a schermo intero e la possibilità di modificare il layout. L'attivazione delle didascalie è un'esperienza insolita, poiché visualizza una trascrizione diretta dell'oratore che sta parlando. In teoria, si potrebbe capire cosa viene detto senza sentirlo, anche se la trascrizione non è del tutto accurata. A questo punto, si tratta solo di una novità che sta per diventare una funzione utile.

WebEx

Anche Webex di Cisco è stato sviluppato come due applicazioni separate. Webex Meetings e Webex Teams costituiscono questi servizi. Come per Microsoft Teams, anche con Webex Teams le videoconferenze sono un'opzione, anche se l'obiettivo principale è la collaborazione. Per le videoconferenze e gli eventi online, Webex Meetings è l'opzione migliore. In questa recensione presteremo molta attenzione al suo funzionamento.

Inoltre, Webex può essere utilizzato su un desktop o su un browser. La crittografia end-to-end e il Voice-over-IP legacy non sono supportati dall'applicazione web, ma a parte questo è identica alla versione desktop (VoiP). Per il resto, sono praticamente identiche.

Caratteristiche

Le riunioni possono essere registrate in formato audio e video dagli amministratori della riunione. I partecipanti possono poi accedere alla registrazione facendo clic su un link. I partecipanti possono anche scegliere di essere silenziati. Questa funzione consente a tutti i partecipanti alla riunione di comunicare tra loro tramite una chat e gli host possono condividere il proprio desktop, un'applicazione o i file del proprio computer, compresi i file video. La presenza di una notifica che consente agli amministratori di sapere se la condivisione è abilitata o meno è molto utile. Di conseguenza, è molto meno probabile che lasci la funzione attiva al termine della chiamata. Anche la condivisione di appunti tramite una lavagna virtuale è un'opzione.

Zoom

Zoom è l'ultimo, ma non certo il meno importante. Non è stato possibile evitare che Zoom abbia avuto diversi problemi di privacy. Zoom, d'altra parte, è ben consapevole di questi problemi e sta lavorando diligentemente per risolverli dal 2020.

Caratteristiche

Sono disponibili sia la versione web che quella desktop di Zoom. A ogni utente viene assegnato un ID riunione personale, che può essere utilizzato per avviare una chiamata in qualsiasi momento. Un ID riunione unico è un'alternativa migliore in termini di sicurezza, perché è possibile avviare una riunione senza doverla preparare. Un'altra opzione è rappresentata dalle chiamate protette da password.

È possibile integrare le chiamate Zoom con una serie di calendari, compresi quelli di Google Calendar, iCal e Outlook. Le chiamate programmate automaticamente vengono visualizzate sul calendario. I partecipanti possono anche partecipare per telefono e gli amministratori possono specificare quali numeri di telefono dei Paesi devono essere visualizzati. Se si dispone di un account Pro, è possibile richiedere ai partecipanti di iscriversi alla chiamata. Prima di partecipare a un webinar o a un altro evento online, ai partecipanti viene chiesto di completare un breve sondaggio.

Modificare la struttura delle classi virtuali

Mettete in ordine tutti i vostri dati prima di iniziare un progetto. Gli studenti possono perdere interesse se durante la lezione cercate continuamente file e documenti. Se percepiscono che l'insegnante è disinteressato o disorganizzato, non seguiranno la lezione. Conservate tutte le lezioni e le esercitazioni in cartelle separate. Ci deve essere una cartella separata per tutti i contenuti relativi agli studenti.

Essere flessibili

La formazione virtuale consente alle persone di frequentare corsi e ricevere formazione senza influenzare pesantemente i loro orari di lavoro, perché può essere adattata alle loro esigenze.

Riflessioni finali

La capacità di aggirare le barriere geografiche è uno dei principali vantaggi della formazione virtuale. Questo permette alle persone di ricevere una formazione che altrimenti non avrebbero potuto ottenere. Grazie alla formazione virtuale, tutti possono imparare, indipendentemente dalla loro posizione nel mondo.

Grazie a questa maggiore apertura, tutti in azienda possono beneficiare della formazione in modo organizzato e conveniente, riducendo il tempo trascorso lontano da casa o dal lavoro. Per i lavoratori remoti non ci sono interruzioni della vita domestica o della formazione. Da quando Covid 19 ha messo il mondo in isolamento, le organizzazioni e le aziende stanno passando alla formazione virtuale a un ritmo che in passato non avrebbero mai previsto.